Esto, unido a otras ventajas como la edición compartida y el acceso disponible desde cualquier dispositivo conectado a Internet lo ha hecho muy popular.

Pero claro, según lo vas llenando de documentos te preguntas ¿y si algo falla? ¿Cómo hacer una copia de seguridad? A veces simplemente te quedas más tranquilo si tienes una copia física de tus archivos en tu ordenador…

Olvídate de cuentos

Si buscas información en Internet sobre programas para hacer backups de Google Docs es posible que encuentres software para Windows, extensiones para navegadores o servicios web de terceros.

No dejes que te líen. La mayoría de estos servicios nacieron hace un tiempo, cuando no había otra opción pues Google aún no lo había implementado (o aún tenían Google Gears en mente). Hoy en día raro será el programa externo que funcione y, lo que es más importante, Google ya te proporciona lo que necesitas, así que ¿para qué usar algo distinto?

Modo offline

El modo offline de Google Docs no es exactamente una copia de seguridad, pero casi. Los documentos se guardan automáticamente y, por tanto, son accesibles sin conexión a Internet, pero sólo están disponibles en ese mismo ordenador, y en Google Chrome.

Sobre el modo offline debes saber además que no es la panacea. Por ejemplo, sólo sirve para Documentos y Hojas de cálculo, debes activarlo e instalar la extensión en cada ordenador, el acceso es de sólo lectura y, lo más importante, hacer una copia de seguridad propiamente dicha no es tan fácil.

Descarga de documentos

Mucho más útil es la descarga de documentos de Google Docs. Con ella puedes descargar todos tus documentos y guardarlos en tu ordenador.

La forma de hacerla es bastante sencilla. Primero, selecciona los documentos que quieres guardar. Si son todos, es recomendable que hagas clic en All items y, a continuación marques la casilla al lado de Title, que los seleccionará todos.

En cuanto lo hagas, aparecerán botones en la barra superior. Haz clic en More para abrir el menú desplegable y después elige Download.

A continuación puedes elegir en qué formato se descargará cada tipo de archivo. Por ejemplo, los documentos se pueden exportar como DOC, RTF, TXT, PDF, ODF o HTML.

Una vez hayas terminado, presiona Download.

Entonces se procesará tu petición, convirtiendo los documentos y metiéndolos todos en un ZIP. Este proceso puede durar un rato, dependiendo de la cantidad de archivos y su tamaño, por lo que puedes elegir que se te avise por correo cuando haya terminado. Si lo prefieres puedes esperar la cuenta atrás.

Cuando esté preparado, descarga el ZIP y listo. En un momento tendrás tu copia de seguridad. De momento no hay forma de automatizarlo, pero como ves es un proceso que lleva muy poco tiempo.

¿Recuerdas ese PDF del cual no podías copiar su texto, porque sus páginas estaban guardadas como imágenes? ¿O quizá aquella vez en la que escaneaste todos tus apuntes y luego no podías buscar en su contenido? Un software OCR te habría sido de gran ayuda, pero no hace falta que instales nada, ni te gastes un dineral. Hay muchas páginas web donde lo puedes hacer, y gratis.

1. Google Drive (o Google Docs)

• http://docs.google.com

Google Drive es un servicio de almacenamiento y edición de documentos, presentaciones y hojas de cálculo online. Sus funciones son muchas, pero la que vamos a ver a continuación es una no demasiado conocida: el análisis OCR.

Lo primero es entrar a Google Drive, para lo cual necesitarás una cuenta de Gmail. Después, en la pantalla principal elige Subir > Archivos.

Después se abrirá una pequeña ventana en la parte inferior de la ventana y la subida se iniciará automáticamente. Una vez termine, haz clic sobre el nombre del archivo que has subido.

Esto abrirá una previsualización del archivo. Probablemente ya puedas seleccionar el texto y copiarlo al portapapeles, pero elige Archivo > Abrir con > Google Docs para que se exporte en un formato editable.

El resultado es bastante bueno, reconociendo formato básico como negritas y cursivas.

2. Free Online OCR

• http://free-online-ocr.com/

¿Pero por qué complicarse tanto? A lo mejor lo único que quieres es subir tu PDF (o imagen) y obtener el texto, sin más. En tal caso Free Online OCR es de lo más agradable a la vista que vas a encontrar.

El proceso consta de dos únicos pasos. Primero, elige el archivo en tu disco duro, y después en qué formato recibirás el resultado, pudiendo elegir entre PDF, TXT, DOC y RTF. En unos segundos podrás descargar el resultado a tu ordenador.

El resultado es aceptable, aunque peor que Google Docs. Algunos párrafos los omite por completo, aunque a cambio intenta generar un documento DOC manteniendo el formato original, cosa que no pasa en el anterior.

3. NewOCR

• http://www.newocr.com/

Otra alternativa es NewOCR, más sobrio y con algo más de publicidad, pero que en cierto modo va más al grano. Lo malo: extrae el texto sin formato.

Eso sí, en cuanto a los resultados, parece reconocer bastante mejor el resultado que Free Online OCR, y más o menos igual que Google Docs.

4. Free Online OCR

• http://www.onlineocr.net

Free Online OCR tiene una versión gratuita y una de pago. La diferencia radica en una serie de limitaciones incluidas en la versión gratuita. Sólo puedes convertir 15 imágenes en una hora, el tamaño del archivo máximo es de 4 Mb, y no puedes subir varias imágenes en un ZIP.
Aún con eso, es válido y funcional. El proceso consta de dos partes, subir la imagen y después -tras introducir un CAPTCHA- iniciar el reconocimiento.

Después el resultado se mostrará como texto plano, aunque también lo puedes descargar en el formato que eligieras: DOC, XLS o TXT.
Sorprendentemente, el resultado es de los mejores, superando con creces a todos los anteriores. No sólo reconoce el texto perfectamente, sino que lo muestra en un archivo DOC respetando la maquetación original (si bien las imágenes aparecen en blanco y negro). Ideal si tu documento tiene tiene un diseño especial que vuelve locos a los demás.

5. Free OCR

• http://www.free-ocr.com/

Por último, Free OCR, un servicio algo estándar por el cual puedes obtener el texto de una imagen, sin formato. El resultado es normal tirando a malo, y con nuestro PDF de prueba -el mismo que funcionó en todos los servicios anteriores- no encontró nada.

Después de ponérselo más fácil con otra imagen, sí ha funcionado, aunque muestra bastante texto incomprensible y no reconoce bien caracteres no ingleses.

¿No tienes conexión a Internet? Entonces prueba con esta pequeña utilidad para Windows: GT Text.