Si te pasa lo que a mí, tendrás tus contactos repartidos por treinta sitios distintos: Thunderbird, Gmail, Hotmail, Facebook ¿No crees que ha llegado el momento de hacer algo de limpieza?
No te vamos a aburrir: es una tarea aburrida y repetitiva, pero alguien tiene que hacerlo. Además, siempre te quedará la satisfacción del trabajo bien hecho.
A continuación te damos unas cuantas pautas para que tus contactos estén mejor organizados: cómo buscar y combinar los duplicados, organizar, importar, exportar, y sincronizar.
CSV, tu gran amigo
Para limpiar y ordenar tus contactos, lo primero que necesitas es tenerlos todos en un mismo sitio. Para ello, lo más fácil es que los exportes como archivo separado por comas, o CSV.
La mayoría de programas y servicios permiten el uso de este tipo de exportación, pues se ha impuesto como el estándar. Algunos ejemplos a continuación.
Exportar contactos de Thunderbird
En Thunderbird, abre la Libreta de direcciones y después utiliza el menú Herramientas > Exportar.
Después deberás elegir que lo quieres grabar como CSV y guardarlo en algún lugar de tu disco duro.
Exportar contactos de Windows Live Mail
Si utilizas Windows Live Mail, el proceso es similar. En la barra de herramientas superior, despliega el menú Exportar > Valores separados por comas CSV.
Exportar contactos de Microsoft Outlook
En el cliente de correo de Office la cosa es un poco más complicada. Primero debes pulsar Archivo y después Abrir e Importar. Se abrirá el asistente de Importación y Exportación.
Selecciones Exportar a un archivo y, en el siguiente paso, elige Valores separados por coma (Windows).
Ahora es muy importante que selecciones Contactos. En caso contrario podrías exportar todos tus mensajes, lo cual no es muy recomendable.
Exportar contactos de Hotmail / Live
Si no utilizas Windows Live Mail, pero quieres exportar tus contactos de Live (Messenger, Hotmail, etc), Inicia sesión en http://profile.live.com y después ve a Messenger > Contactos. Después elige Administrar > Exportar.
Exportar contactos de Yahoo!
En el correo de Yahoo, haz clic en Contactos y después selecciona Herramientas > Exportar.
En el siguiente paso deberás elegir archivos separados por comas (mejor el de Outlook).
Exportar contactos de Gmail
Para terminar, sólo nos faltan los contactos de Gmail / Google. En nuestra limpieza no lo usaremos, pues es precisamente en Google donde los importaremos todos, pero nunca está de más saber cómo exportar los contactos. De este modo puedes, por ejemplo, hacer una copia de seguridad de ellos.
Dirígete a http://www.google.com/contacts y haz clic en Exportar.
Por último sólo falta elegir el formato y pulsar Exportar.
Unifícalos todos en Google
En nuestra limpieza hemos decidido unificar todos los contactos en Google, pues Google Contacts es un servicio rápido, limpio y, además, es relativamente fácil encontrar aplicaciones para sincronizar estos contactos con otros dispositivos y aplicaciones.
De este modo, una vez tengamos nuestros contactos perfectamente organizados en Google, podremos disfrutar de ellos en otros ámbitos.
Después de entrar en Google Contacts, haz clic en Importar.
Aquí el proceso va a ser el mismo siempre: elegir el archivo CSV que elegiste antes y pulsar Importar. Es recomendable que marques Añadir también estos contactos importados a Grupo Nuevo. De este modo, si la importación es un fracaso -por ejemplo, los campos se han copiado mal, etcétera- te será fácil eliminarlos, al estar todos agrupados.
Si Google encuentra un contacto duplicado, se encargará de agruparlo automáticamente.
Elimina los innecesarios
A continuación ha llegado el momento de borrar todas las direcciones que se te puedan haber colado ahí. A veces, simplemente por responder a un e-mail, se nos añade la dirección a la libreta.
Para hacer más llevaderos los siguientes pasos es mejor que primero elimines todos aquellos contactos que no quieras. ¿Cómo? Simplemente marca los que quieres borrar, y después pulsa Eliminar.
Combina los duplicados
Google Contacts no tiene la opción de buscar duplicados automáticamente, pero sí Gmail. No es que sea infalible, pero te puede ahorrar algo de trabajo, especialmente si estamos hablando de muchos contactos.
Si deseas probar, ve a Gmail, apartado de Contactos y utiliza el menú Más acciones > Buscar y combinar duplicados (esta opción sólo parece estar disponible en Gmail)
Esta función encontrará lo más evidente, pero necesitarás hacer uso de tu capacidad cognoscitiva para el resto. Para combinar contactos a mano debes seleccionarlo y, usando el mismo desplegable, seleccionar Combinar contactos.
Agrúpalos
Un modo de mantener tus contactos en orden es mediante la asignación de grupos. ¿Por qué mezclar amigos con trabajo? En los contactos de Google puedes crear tantos grupos como desees.
Para ello haz clic en Grupos > Crear nuevo (desde Gmail) o el botón de Grupo nuevo (desde Google Contacts). Después marca los contactos que quieres cambiar de grupo, y utiliza el desplegable Grupos para asignarlos.
Ponles cara
Los contactos de los programas de correo suelen ser aburridos y no decir mucho: nombre, dirección de correo… y poco más. ¿Por qué no utilizar información disponible en otros medios para mejorar esta información?
Una forma fácil de hacerlo es mediante la app para Facebook Androginy, que intentará extraer la foto de perfil de tus contactos de Facebook para aplicarla a tus contactos de Google.
Lo primero de todo es autorizar la aplicación, tanto para el acceso a los datos de Facebook como para el acceso a los datos de Google. Después, pulsa Synchronize y ya está.
Sincroniza tu obra maestra
Ahora que tus contactos están ordenados, combinados e incluso con foto ¿Por qué utilizarlos sólo en Google? No te será difícil encontrar una utilidad de sincronización con Google para aquel servicio o programa que te interese.
Por ejemplo, en el caso de Thunderbird, dispones de la extensión Google Contacts, que hace un trabajo extraordinario, sincronizando incluso las fotos de perfil.
