La primavera lleva ya unos días entre nosotros, y algunos aprovechan el cambio de estación para hacer una limpieza a fondo de su casa. Nosotros, como somos un poco más geeks, vamos a hacer limpieza del correo electrónico. Concretamente, de Gmail.

Sí, no te hagas el remolón, por mucho espacio que tengas, llega un momento en el que hay que limpiar algo de basura. ¿No ves que está hecho una pocilga? Si te cuesta encontrar algo útil entre toneladas de publicidad, boletines y notificaciones de redes sociales, entonces sigue leyendo.

A continuación, las claves para un correo más ordenado.

1. Borrar es borrar, spam es spam

Gmail, y la mayoría de servicios de correo electrónico, disponen de un potente filtrado antispam que te librará de la mayoría de esta lacra. Sin embargo, de vez en cuando, algún correo logra evadir los filtros y se cuela en tu bandeja de entrada.

Si un correo es spam, no lo borres: márcalo como spam. Esto «entrenará» al filtrado, de modo que seguramente atrape mensajes parecidos a ese en un futuro. Por el contrario, si recibes un correo que no te interesa, pero no es spam, entonces bórralo y ya está. Marcar como spam mensajes que no lo son provocará que mensajes lícitos acaben en el pozo sin fondo de la carpeta spam.

2. Ordena tus contactos

Hace unos días dedicábamos un extenso artículo a la gestión y limpieza de contactos. Tener ordenados tus contactos también ayudará a que tu correo esté mucho más ordenado, y es que será más fácil distinguir los mensajes de «Pepe Peláez» que de [email protected].

Unifica tus contactos, engloba las distintas direcciones de una misma persona en un único contacto y borra de tu lista de contacto toda aquella entrada a la que no vayas a escribir nunca más. Por ejemplo, las entradas automáticas de e-mails para dar de baja de boletines, o personas a las que odias encarecidamente.

3. Date de baja de los boletines

A veces queriendo, a veces sin querer, nos vamos dando de alta en boletines de noticias que, esporádicamente, van llenando nuestro de correo de mensajes que con frecuencia nos interesarán lo más mínimo.

¿Te has traído las gafas de leer de cerca? Las necesitarás para buscar, al final del mensaje, las intrucciones para darte de baja de la lista de correo; generalmente, ir a una dirección o responder a un e-mail.

Aquí es importante que distingas entre e-mails de subscripción de empresas de fiar y no. ¿Por qué? Los spammers suelen incluir también un enlace para darse de baja, que al ser utilizado prueba que dicha dirección de correo está activa, haciéndola aún más valiosa. Así pues, date de baja sólo de sitios de fiar, y no de correos que son claramente spam.

4. Créate un correo para registros

Relacionado con el punto anterior, el principal motivo por el que nos subscribimos -a veces sin saberlo- a boletines es por registrarnos en determinada página. Una solución es utilizar cuentas de correo temporales, pero son inseguras y, si algún día necesitas recuperar tu contraseña, estás perdido.

Teniendo en cuenta lo fácil que es abrirse una cuenta de Gmail, una buena práctica es crearse una sólo para registrarte en páginas y utilizarla en lugares de los que no te fias demasiado. De este modo, tu correo principal tendrá más comunicaciones de personas y menos mensajes auto-generados de «Bienvenido a …», «Completa tu registro en…»

5. Desactiva las notificaciones

¿De verdad necesitas recibir un correo cada vez que alguien escribe algo en tu muro de Facebook? Al fin y al cabo, ya lo leerás cuando visites la página.

Tómate el tiempo necesario para ajustar las notificaciones sólo para aquello que es importante. En Facebook: Cuenta > Configuración de la cuenta > Notificaciones.

En Twitter: Configuración > Notificaciones.

6. Archiva los mensajes antiguos

Archivar es el nuevo borrar. ¿Por qué borrar nada, con la cantidad de espacio que tienes disponible, si simplemente lo puedes ocultar? Archivar un mensaje lo oculta de la bandeja de entrada, pero no lo borra. Podrás encontrarlo desde la búsqueda en cualquier momento.

Es especialmente útil para liberar de mensajes tu bandeja de entrada, cuando se acumulan desde hace años.

La verdad es que utilizar esta opción desde el propio Gmail se hace un poco pesado. Bastante más cómodo es utilizar algún cliente de correo que archive automáticamente los mensajes antiguos, o utilizar una regla de correo.

7. Utiliza filtros de correo

Los filtros de correo de Gmail no son ni mucho menos tan complejos como los de Outlook o Thunderbird, pero aún así te pueden ayudar mucho a organizar tus mensajes.

Para empezar a utilizarlos, haz clic en Crear un filtro (a la derecha del buscador). Después introduce las condiciones para su ejecución.

En el siguiente paso podrás elegir la acción que se tomará, siendo la más común la de aplicar una etiqueta (el equivalente de Gmail de mover a una carpeta).

8. Borra mensajes antiguos de una lista

A veces te interesará recibir noticias periódicas en tu correo. No tiene nada malo, pero es muy posible que, si por ejemplo es una lista de correo semanal, a la siguiente semana ya te importe un pimiento el mensaje anterior.

En dichos casos puedes consultar fácilmente los mensajes antiguos enviados por un mismo contacto del siguiente modo: deja el ratón sobre el nombre del remitente hasta que aparezca una tarjeta de contacto, luego haz clic en Más > Conversaciones recientes.

Esto te dejará a tiro de piedra todos los mensajes antiguos de una lista de correo, para que los puedas borrar fácilmente.

9. Usa el buscador

El buscador de Gmail es uno de sus puntos fuertes. Funciona rápido, y es muy eficaz. Utilízalo para encontrar rápidamente mensajes que ya no te interesan, y mandarlos a paseo.

Además, la búsqueda admite operadores avanzados para el usuario experto.

10. Cuida tu correo

Por último, una recomendación: cuida tu dirección de correo, compártela sólo cuando sea estríctamente necesario, no reenvíes cadenas de correo y, a ser posible, evita que tus contactos te las envíen también.

De este modo tu correo se mantendrá mucho más limpio y, quién sabe, ¡quizá la próxima vez no necesites ni limpiarlo!