Google Drive es una suite ofimática online que supone que, allá donde estés, si tienes internet tendrás una versión «básica» de Word, Excel y Powerpoint.
Esto, unido a otras ventajas como la edición compartida y el acceso disponible desde cualquier dispositivo conectado a Internet lo ha hecho muy popular.
Pero claro, según lo vas llenando de documentos te preguntas ¿y si algo falla? ¿Cómo hacer una copia de seguridad? A veces simplemente te quedas más tranquilo si tienes una copia física de tus archivos en tu ordenador…
Olvídate de cuentos
Si buscas información en Internet sobre programas para hacer backups de Google Docs es posible que encuentres software para Windows, extensiones para navegadores o servicios web de terceros.
No dejes que te líen. La mayoría de estos servicios nacieron hace un tiempo, cuando no había otra opción pues Google aún no lo había implementado (o aún tenían Google Gears en mente). Hoy en día raro será el programa externo que funcione y, lo que es más importante, Google ya te proporciona lo que necesitas, así que ¿para qué usar algo distinto?
Modo offline
El modo offline de Google Docs no es exactamente una copia de seguridad, pero casi. Los documentos se guardan automáticamente y, por tanto, son accesibles sin conexión a Internet, pero sólo están disponibles en ese mismo ordenador, y en Google Chrome.
Sobre el modo offline debes saber además que no es la panacea. Por ejemplo, sólo sirve para Documentos y Hojas de cálculo, debes activarlo e instalar la extensión en cada ordenador, el acceso es de sólo lectura y, lo más importante, hacer una copia de seguridad propiamente dicha no es tan fácil.
Descarga de documentos
Mucho más útil es la descarga de documentos de Google Docs. Con ella puedes descargar todos tus documentos y guardarlos en tu ordenador.
La forma de hacerla es bastante sencilla. Primero, selecciona los documentos que quieres guardar. Si son todos, es recomendable que hagas clic en All items y, a continuación marques la casilla al lado de Title, que los seleccionará todos.
En cuanto lo hagas, aparecerán botones en la barra superior. Haz clic en More para abrir el menú desplegable y después elige Download.
A continuación puedes elegir en qué formato se descargará cada tipo de archivo. Por ejemplo, los documentos se pueden exportar como DOC, RTF, TXT, PDF, ODF o HTML.
Una vez hayas terminado, presiona Download.
Entonces se procesará tu petición, convirtiendo los documentos y metiéndolos todos en un ZIP. Este proceso puede durar un rato, dependiendo de la cantidad de archivos y su tamaño, por lo que puedes elegir que se te avise por correo cuando haya terminado. Si lo prefieres puedes esperar la cuenta atrás.
Cuando esté preparado, descarga el ZIP y listo. En un momento tendrás tu copia de seguridad. De momento no hay forma de automatizarlo, pero como ves es un proceso que lleva muy poco tiempo.