¿Llevas viendo en las opciones de impresión desde hace años «imprimir a un archivo«, pero nunca te has parado a pensar qué es?

En tal caso, sigue leyendo, te explicaremos paso a paso cómo imprimir a un archivo y, lo que es más importante, más tarde imprimir ese archivo PRN desde una impresora.

¿Qué es la impresión a un archivo?

Aunque parezca mentira, la impresión a un archivo no es ni más ni menos que lo que parece: la impresión a un archivo. Es decir, los datos de impresión del documento actual, en lugar de enviarse a la impresora, se guardan en el disco duro como archivo -generalmente- en formato PRN.

Más tarde, este mismo archivo PRN se puede utilizar en esta misma impresora, u otras, incluso en otros ordenadores, para imprimir el documento.

¿Para qué sirve?

Generalmente querrás utilizar esta función en casos excepcionales como los siguientes:

• Te has quedado sin tinta, y no puedes guardar el documento para imprimirlo más tarde
• Vas a necesitar imprimir el documento varias veces en lugares distintos
• Vas a hacer una impresión a gran escala del documento
• Vas a imprimir el documento en varias tandas (durante varios días)

¿Cómo se hace?

Para imprimir en un archivo, lo único que tienes que hacer es marcar la casilla correspondiente. Ésta se encuentra en la ventana de impresión de la mayoría de los programas.

Después de marcar la casilla, al presionar sobre Imprimir, es posible que se abra un cuadro de diálogo pidiéndonos que especifiquemos un nombre de archivo.

Dependiendo del programa, este cuadro será más o menos complejo, permitiéndonos elegir la carpeta o no. Cuando no se nos deja elegir la carpeta, se suele grabar en Mis Documentos (en Windows 7, algunos programas lo graban en C:\users) La extensión más común es PRN, si bien puede darse que, como en el caso de la captura anterior, puedas poner lo que quieras (y si no especificas ninguna, no tendrá)

Cómo imprimir archivos PRN

Así que ya tienes tu impresión como archivo PRN, y deseas imprimirlo… ¡Sin problemas! Antes de nada es preciso decirte que vas a tener que usar el símbolo del sistema. Para ello, utiliza el menú Inicio > Ejecutar > cmd

Después, dirígete a la carpeta en la que tienes el archivo PRN. Si no te apetece navegar mucho por carpetas, puedes copiarlo antes a la carpeta raiz de C:, para mayor comodidad.

Si tu impresora está conectada al puerto serie (LPT)

En tal caso, ejecuta el siguiente comando, asumiendo que tu archivo se llama archivo.prn

COPY /B archivo.prn LPT1:

Si tu impresora está conectada por USB

Si hace tiempo que te has cambiado de milenio y tu impresora es USB, como la de la enorme mayoría de la gente, entonces la cosa se complica ligeramente. La síntaxis es la siguiente:

COPY /B archivo.prn \\nombre_de_tu_ordenador\nombre_impresora

Si no tienes ni idea de cuál es el nombre de tu PC e impresora, antes de ponerte a probar, te decimos como saberlo. Para empezar, si la impresora está conectada a tu ordenador, entonces puedes cambiar nombre_de_tu_ordenador por 127.0.0.1 o localhost: ambas son válidas.

Para conocer el nombre de la impresora deberás ir al Panel de Control > Impresoras. Haz clic derecho en tu impresora y selecciona Compartir.

Marca Compartir esta impresora, si no está marcado ya, y elige un nombre para Recurso compartido. Éste será el que deberás utilizar en la línea de comandos.

Así pues, la síntaxis para nuestra impresora, conectada a este ordenador, sería la siguiente:

COPY /B archivo.prn \\127.0.0.1\impresora

Recuerda: ¡Si tu archivo o tu impresora tiene espacios en el nombre, deberás escribirlos entre comillas! Ejemplo:

COPY /B "mi archivo.prn" "\\127.0.0.1\HP Deskjet 9999 series"